ניהול מסמכים הוא תחום שמעורר עניין הולך וגובר בעולם, וזאת לנוכח הכמות הכמעט אינסופית של מסמכים שמצטברת בכל ארגון ובכל חברה, כולל ארגונים קטנים ועסקים צנועים. המרת כל הניירת לפורמט דיגיטלי מקלה מאוד על האחסון ועוד יותר מכך על שליפת מסמכים כל אימת שנוצר צורך בחזרה אל מסמך כזה או אחר.
גם הענן, או ליתר דיוק המחשוב בענן, הוא תחום שמושך אליו תשומת לב רבה, בעיקר בזכות העובדה שזוהי דרך פשוטה ונוחה לאחסן מידע רב ובנוסף לבצע פעולות שונות מבלי לרכוש מערכות מחשוב יקרות או שטחי אחסון.
בהתאם אך טבעי שחלק גדול משירותי ניהול המסמכים יוצעו במסגרת ענן – כך שהלקוח, אותו עסק או ארגון שזקוקים לאחסון מסמכים רבים ויכולת לשלוף אותם במהירות, ייהנו הן מהיתרונות של השירות והן מהיתרונות של הענן.
היתרון החשוב של ניהול מסמכים בענן
יתרון חשוב במיוחד של ניהול מסמכים באמצעות ענן הוא האפשרות לשתף קבצים ומסמכים בין מספר עובדים, גם כשהם לא נמצאים פיזית באותו מרחב.
אמנם ניתן כמובן לעשות זאת גם ללא שירות ניהול המסמכים בענן, אולם בדרך זו מקבל הארגון מענה איכותי הן לצורך שלו לשמור מסמכים (ולשלוף אותם במידת הצורך במהירות ובקלות) והן לצורך לשתף מסמך כזה או אחר בין מספר עובדים, כולל בקנה מידה נרחב, לטובת עבודת צוות ושיתופי פעולה.
כמובן שראשי הארגון או החברה יכולים להגדיר הרשאות מדויקות לכל אחת מהתיקיות, ובכך לקבוע איזה עובד רשאי לגשת לאילו מסמכים, ובסך הכל מושגת בדרך זו שליטה מרבית על כלל המסמכים המשמשים לפעילות החברה.
מעקב אחרי שינויים וגרסאות קודמות
תכונה חשובה נוספת של ניהול המסמכים בענן היא האפשרות לשחזר את הגרסאות הקודמות של כל מסמך ומסמך, וכן לבדוק מי ביצע איזה שינוי – לטובת בקרת איכות ועבודה יעילה במיוחד.
גיבוי מלא ואבטחת מידע מתקדמת
ניהול מסמכים בענן הוא גם דרך אופטימלית להגנת המסמכים השונים – הן מפני טעויות אנוש שעלולות להוביל למחיקת מסמך כזה או אחר, הן מפני אובדן מידע יקר ערך עקב פגיעה פיזית במחשב שנמצא בעסק והן מפני גורמים עוינים, כשלשם כך חשוב כמובן לעבוד עם חברת שירותי מחשוב בענן אשר מקפידה על אבטחת מידע לפי הפרוטוקולים המתקדמים ביותר.
